Véritable chef d’orchestre, l’organisateur événementiel s’occupe de la gestion de tous types d’événements, notamment les inaugurations, les séminaires ou encore les conférences. Il est également chargé d’assurer la coordination de toutes les personnes impliquées pour l’occasion jusqu’à la tenue de l’événement. Travaillant pour un particulier ou un professionnel, l’organisateur événementiel peut aussi choisir d’exercer son métier en tant qu’auto-entrepreneur. Tour d’horizon sur cette profession.
Qu’est-ce qu’un organisateur événementiel ?
L’organisateur événementiel joue un rôle prépondérant dans l’organisation d’événements. Il s’occupe de la conception des opérations de communication pour son client. À noter que ce professionnel peut toucher à différents domaines. En effet, les événements qu’il organise peuvent être très variés (salon professionnel, lancement d’un nouveau produit, manifestation sportive, etc.).
Pour mettre en place un événement, il doit mener de nombreuses tâches. Il repère le lieu idéal, fait appel à des prestataires et entre en contact avec les techniciens et les fournisseurs.
Ce métier nécessite alors de collaborer avec de nombreux professionnels (gestionnaires, loueurs, techniciens, traiteurs, etc.). De même, l’organisateur d’événement doit répondre aux attentes de ses clients et se plier à leurs exigences pour leur proposer des idées innovantes, pouvant les convaincre.
Par ailleurs, l’organisateur doit également gérer les budgets et les devis de l’événement, et doit ensuite concevoir son déroulement en établissant un planning clair. Bien qu’un tel métier nécessite de gérer différents éléments en même temps, rien ne doit être laissé au hasard.
Toutefois, en cas d’imprévu, ce spécialiste de l’événementiel doit être extrêmement réactif pour s’adapter à différentes situations comme un retard de livraison ou un changement de météo.
Pour s’assurer que tout soit en ordre, il doit être le premier arrivé et le dernier parti le jour J. Après l’événement, il doit procéder au débriefing et à l’analyse des retours obtenus en les comparant avec les objectifs fixés. Il doit également évaluer les retombées presse et la satisfaction de son client.
Ainsi, choisir le métier d’organisation d’événement suppose d’accepter des horaires irréguliers (nuit, jours fériés, week-end), et des déplacements fréquents.
Comment devenir organisateur événementiel ?
Pour devenir organisateur ou organisatrice événementielle, un bac + 2 en BTS, en école ou en DUT de communication ou de commerce, peut être suffisant. Toutefois, une spécialisation en événementiel est fortement recommandée pour accéder plus facilement à ce métier.
Ainsi, pour un niveau bac + 3, une licence professionnelle spécialisée en communication événementielle peut aider à décrocher un poste d’assistant-organisateur d’événements. Si l’étudiant souhaite davantage approfondir ses connaissances théoriques et pratiques, il peut poursuivre jusqu’en master de communication.
Privilégiés par les recruteurs, un niveau bac + 4 et bac + 5 permet de prétendre au poste de chargé de projet événementiel.
Par ailleurs, il est à noter que, quel que soit le secteur, une expérience terrain et une bonne connaissance du milieu sont exigées par les recruteurs. À cet effet, effectuer des stages tout au long du cursus est indispensable. Il est également possible d’opter pour des formations en alternance.
Choisir une bonne école est aussi primordial afin de bénéficier d’une formation en organisation d’événement de haute qualité. Parmi les écoles spécialisées recommandées, se trouvent notamment :
- L’école Nomade
- L’école Tunon
L’école Nomade
Cet établissement, à travers son cursus, permet à ses étudiants de se mettre rapidement en conditions sur le terrain. Les cours se font dans les hauts lieux de Paris tels que le Palais Brongniart et le Grand Palais. Par ailleurs, cette école a la particularité d’être nomade comme son nom l’indique. Les étudiants sont donc amenés à se déplacer chaque semaine pour effectuer leur formation.
L’école Tunon
Il est également possible d’opter pour un Bachelor RP et événementiel, proposé par l’école Tunon. Possédant différents établissements en France, notamment à Toulouse, Bordeaux ou encore à Lille, cette école permet d’obtenir un titre certifié par l’État niveau II de Chargé de marketing et communication.
Quelles sont les qualités requises pour devenir organisateur événementiel ?
Le métier d’organisateur événementiel requiert diverses qualités et des compétences en événementiel, à savoir :
- L’aisance relationnelle ;
- La flexibilité ;
- La communication ;
- L’organisation ;
- L’inventivité ;
- L’expérience ;
Aisance relationnelle
Un bon organisateur d’événements doit avant tout savoir travailler avec tout type de personnes, notamment ses collègues, ses sponsors, ses clients ou encore des directeurs d’entreprise, des commerçants, des représentants politiques et des bénévoles. Pour ce faire, une intelligence sociale est essentielle pour résoudre les conflits avec tact. Par ailleurs, il doit également être un négociateur confiant, mais qui sait se montrer respectueux. En bref, ce professionnel ne peut pas réussir tout seul. Il doit nouer des liens et créer des relations de confiance.
Flexibilité
Le quotidien d’un organisateur d’événements est très changeant, ce qui implique une grande flexibilité. En effet, il est amené à se déplacer fréquemment dans différents lieux et ses horaires de travail ne sont jamais fixes.
Communication
En tant que leader d’équipe, l’organisateur d’événement doit avoir une bonne capacité communicationnelle. Une communication bienveillante, claire et ferme est essentielle pour véhiculer ses idées et motiver son équipe. Par ailleurs, il doit également être à l’écoute pour cerner les attentes de son client et s’assurer que tout le monde partage les mêmes attentes. De même, il doit être ouvert aux critiques constructives et aux différentes propositions de ses interlocuteurs.
Organisation
Une bonne organisation est indispensable dans ce métier. En effet, pour réussir son événement, un organisateur doit s’occuper de plusieurs choses à la fois. C’est seulement de cette manière qu’il pourra planifier à moyen ou à long terme ses différents plans et les exécuter sans accros lors du jour J. À cet effet, il dispose de nombreux outils pratiques pour avoir la main sur chaque détail de l’événement. En cas de problème, il sait se montrer réactif pour trouver rapidement une solution. Par ailleurs, il doit rester calme en toute circonstance et doit savoir travailler sous pression. Les meilleurs leaders savent garder leur sang-froid et continuent à traiter tout le monde avec respect, même dans une situation difficile.
Inventivité
Résoudre un problème rapidement n’est pas à la portée de tous. Pour ce faire, un organisateur événementiel doit être débrouillard et inventif. Un décor abîmé ou un intervenant qui doit être remplacé à la dernière minute, ce professionnel doit puiser dans ses ressources pour surmonter les obstacles qui pourraient survenir.
Expérience
Pour gagner la confiance de ses clients, rien ne vaut l’expérience. En effet, l’organisateur, ayant déjà réalisé des projets similaires, pourra plus facilement les rassurer sur la qualité de ses prestations.
Pourquoi devenir organisateur événementiel ?
Le métier d’organisateur événementiel offre de nombreux avantages. En effet, il est à noter que ces dernières années, ce secteur est en pleine expansion. Se déclinant sous différentes formes, il réunit différents domaines d’expertise tels que la création, la promotion, la gestion et beaucoup d’autres.
Chaque événement étant différent, l’organisateur a un quotidien qui est loin de la monotonie. En effet, chaque jour, il n’a pas à faire les mêmes tâches répétitives.
De plus, son métier lui permet également de faire plusieurs rencontres et échanges. Pour réaliser ses projets, il doit s’associer avec différents intervenants, ce qui permet de créer un lien avec ses collègues, mais aussi ses clients. Ainsi, ce métier est idéal pour créer des relations humaines.
Enfin, le métier d’organisateur offre de belles perspectives d’évolution professionnelle, dans le domaine de l’événementiel, et plus largement dans la communication. Étant polyvalent, ce professionnel n’aura pas de difficulté à s’adapter à de nouvelles responsabilités.
Combien gagne un organisateur événementiel ?
Le salaire d’un organisateur événementiel dépend de nombreux paramètres, notamment de l’entreprise pour laquelle il travaille, de son niveau de compétence et de son diplôme. Néanmoins, au début de sa carrière, il peut espérer atteindre dans les environs de 1 700 euros nets par mois, avec des possibilités d’évolutions rapides.
Pour obtenir une augmentation de salaire, il doit faire ses preuves auprès de ses employeurs et gagner en compétence. Par ailleurs, s’il travaille en freelance, c’est à lui de fixer ses prix, tout en prenant compte de la concurrence sur le marché. Ainsi, il doit être capable de se vendre pour bien gagner sa vie.
Quelles sont les évolutions de carrière ?
La carrière d’organisateur d’événements peut ouvrir la voie à de nombreux postes dans le secteur du marketing et de la communication, notamment promoteur d’artiste, concepteur de produit touristique, analyste de tendance ou encore concepteur média. Il peut également espérer un poste avec plus de responsabilités, tel que le métier de chef de projet événementiel.
Après plusieurs années d’expérience, ce professionnel a la possibilité de prendre la tête de grandes entreprises reconnues et de diriger des événements prestigieux. Il peut également se lancer dans l’entrepreneuriat en créant sa propre agence événementielle.
Comment devenir auto-entrepreneur en tant qu’organisateur événementiel ?
Devenir auto-entrepreneur dans l’événementiel et créer sa propre agence événementielle est tout à fait possible. Néanmoins, pour réussir dans cette voie, il est nécessaire de prendre en compte différents paramètres. Ainsi, dès le départ, il est avant tout nécessaire de choisir sa forme de sa société :
- Pour devenir organisateur d’événement seul : il est possible de le faire en SASU (SAS avec un associé unique) ou en EURL (SARL avec un seul associé) ;
- Pour devenir organisateur d’événement avec des associés : cette forme est possible en SAS ou en SARL.
Une fois que la forme de la société est définie, il convient ensuite de procéder à différentes étapes :
- Étude de marché ;
- Choisir un nom attractif ;
- Investir dans la création d’un site web ;
- Créer un réseau avec les fournisseurs ;
Le domaine de l’événementiel, étant un secteur très concurrentiel, réaliser une étude de marché est indispensable pour définir sa stratégie commerciale et rédiger un business plan. Il doit détailler les grandes lignes du projet telles que le budget marketing, la communication et tous les éléments nécessaires pour démarrer ses activités sans risque.
Choisir un nom attractif
Le nom commercial correspond à l’appellation sous laquelle la société est connue du public. Il est essentiel de trouver un nom qui permet de se démarquer de ses concurrents. Par ailleurs, il est nécessaire de le renseigner sur le formulaire cerfa et de réaliser les étapes de dépôt de marque pour le protéger.
Investir dans la création d’un site web
Pour trouver ses premiers clients, la création d’un site internet est indispensable. Pour ce faire, il faut créer une interface qui permet de renvoyer une image valorisante. À noter qu’il est possible de recourir aux services d’un graphiste indépendant ou passer par des agences spécialisées.
Créer un réseau avec les fournisseurs
L’organisateur d’événement devant offrir de nombreuses prestations, il est primordial qu’il constitue un réseau avec des fournisseurs et des prestataires (fleuristes, photographes, propriétaires de salle de réunion, ECS).